弁護士法人 荒井・久保田総合法律事務所

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弁護士 鍛冶 孝亮
2022.10.12

何で送るのか

1 弁護士業務で書面(電子文書(Eメール)も含む)のやり取りをして交渉などを行うことは一般的です。
  書面を送る方法として、郵便とそれ以外(FAX、Eメール)に分けることができます。
  郵便で送るとした場合、その種類がたくさんあるため、どのような方法で郵送するのかを考えることになります。

2 弁護士業務で一般的に利用する郵便の種類は以下のとおりです。
 ・ 普通郵便
 ・ 速達
 ・ 特定記録郵便
 ・ 書留郵便
 ・ 内容証明郵便
 ・ レターパック(ライト、プラス)
  
 弁護士は、送る書面の内容や郵便のやり取りを記録化するのかどうかなどを踏まえて、どの種類を利用するのかを決めています。

3 弁護士が作成した書面は、内容証明郵便を利用するのが一般的と考える方もいます。
  確かに弁護士から内容証明郵便が送られてくる場面は珍しくないので、そのイメージがあるかもしれません。
  内容証明郵便というのは、送付した書面の内容を記録化する場合に利用することが一般的です。送付した書面の謄本(コピー)が、差出人分と郵便局分が用意され、送った書面の内容を郵便局が証明してくれます。内容証明郵便自体のサービスではないのですが、「○月○日配達しました」という証明書を発行してもらう配達証明というサービスも追加することが一般的です。
  この内容証明郵便は、賃貸借契約などの契約の解除をする場合、クーリングオフをする場合、債権譲渡をした場合など、相手方への通知がなされたことで法的な効果が発生する場合に利用します。
  その他、書面に記載されていることが差出人の強い考えであることを示して、心理的な効果を狙う場合にも利用することもあります。例えば、「○○までに○○円を支払わなければ訴訟を提起する」と記載し、自発的に支払をしてもらう場面などです。
  前述したように、弁護士からの書類は内容証明郵便で送られると考えている方も多いです。しかし、弁護士だからといってなんでも内容証明郵便を利用しているわけではありません。
  個人的には、契約解除などの通知の場合には、必ず内容証明郵便を利用していますが、お金の請求をするだけの場合には内容証明郵便を利用することはほとんどありません。
  その理由としては、内容証明郵便で送ったからといって必ずしも請求する側に有利な心理効果が発生するわけではなく、むしろ見慣れない形式の郵便が届き警戒や不安を与えてしまうこともないわけではないからです。また、内容証明郵便は一般書留で送るため、受取りの際に受取人署名などが必要となり、配達時に受取人が不在で、郵便局で留置され留置期間に受け取り来ないことで郵便物が返送されてしまうこともあります。その場合、普通湯便や特定記録郵便(受取人の郵便受けに配達されたことを記録する郵便)で再度送ることになり、二度手間となってしまうからです。また配達証明のサービスを利用すると1200円以上かかることになり必ずしも安いものではありません。
  内容証明郵便を利用して請求をしたいと相談される方もいますが、内容証明郵便の仕組みを説明し、特定記録郵便で送るようアドバイスすることもあります。
  ちなみに、私が初めて依頼を受けた案件では、内容証明郵便を利用して請求したところ、請求したとおりのお金がすぐに支払われてきて、書面1通送っただけで解決しました。内容証明郵便で送ったことに心理的な効果があったのかどうか検証することはできませんが、今考えると内容証明郵便以外の郵便でも結論は変わらなかったかもしれないと思っています。

4 内容証明郵便を利用しない場合、原則として普通郵便を利用します。配達されたのかどうかを確認した場合には特定記録郵便を利用することになります。
  なお、2021年10月から郵便局の取扱いが変わり、普通郵便(特定記録郵便も含む)の土曜日配達の休止し、配達日数が繰り下げられました。
  これまでだと、普通郵便を金曜の夜にポストに投函(最終集荷時間前までに)しても、遠方でなければ翌日土曜日に配達されていましたが、取扱いの変更により普通郵便を金曜の夜に投函したら早くとも配達は翌週の月曜日になります。
そこでますます使い勝手が良くなったのは、レターパック(ライト、プラス)です。
レターパックは、専用の封筒で4キログラムまで全国一律料金で送れるサービスです。
レターパックは、土曜日にも配達してくれますし配達日数が繰り下げの対象にもなっておりません。普通郵便のように重たくなると料金が上げることもないため、普通郵便に速達が追加した場合よりもレターパックで送る方が安くなることもあります。
また、レターパックプラスは対面配達、レターパックライトは郵便受けでの配達となりますが、どちらも追跡番号があり配送の状況を確認することができます。
書留や特定記録郵便の場合には、郵便局の窓口が空いている時間帯に手続をとらないといけませんが、レターパックは郵便ポスト投函が可能となっています。
裁判の書類などはそれなりに分量もあり、早急にそして確実に配達されたのかを確認する必要もありますが、そのときにはレターパックは重宝しています。

5 民事裁判のIT化により、訴状などの書類はオンラインで提出することになっていきますが、裁判外では書類の郵送がなくなることはないと思います。
  郵送の費用も依頼者の方から預かるお金の中から支出するものですので、不要な支出を抑えつつ、送る書類の内容も踏まえ、迅速で確実な方法で郵送方法を考えていることを理解していただければと思います。